Google Drive

Файли замовлень (макети, прев’ю, документи) можуть архівуватись у вашому Google Drive — окрема папка на кожне замовлення, структурована по місяцях.

Структура папок

Кожне замовлення отримує папку за шляхом виду 07-2026/34512 (місяць-рік / номер замовлення) на спільному диску компанії — відкрити її можна прямо з картки замовлення (секція «Технічне завдання»), звичним інтерфейсом Google Диску, без входу в окрему систему.

Підключення — Shared Drive, не «Мій диск»

Технічна вимога, яку варто знати наперед: підключення повинне вести на Спільний диск (Shared Drive) Google Workspace, а не в звичайну папку «Мого диску» співробітника. Сервісний обліковий запис, яким користується система, не має власної квоти зберігання — папка в «Моєму диску» видає помилку доступу. Налаштовує це наша команда при розгортанні.

Що саме має створити адміністратор друкарні (Спільний диск, сервісний акаунт, JSON-ключ) і що передати нам — у списку підготовки інтеграцій.

Створення папки замовлення

Автоматично — одразу при створенні замовлення, у фоновому режимі (займає кілька секунд). Виняток — повторні замовлення: для них окрема папка не створюється автоматично, макет успадковується з папки оригіналу.

Що лежить у папці замовлення

preview/ — звичайні прев’ю замовлення;
proofs/ — файли для погодження макета: копії кожної відправленої версії (proofs/макет-1/v1.0/, v1.1/…), зображення сторінок, акти погодження, підписи клієнта;
у корені — затверджені файли, напр. Затверджений_макет-1_Обкладинка_v1.1.pdf: саме їх цех бере в друк, по одному актуальному на кожен макет.

Для погодження макетів Google Drive обовʼязковий: без нього система не відправить макет клієнту і не зафіксує затвердження (показує «Сховище макетів тимчасово недоступне»), щоб історія версій не була неповною.

Архів накладних (ТТН) Нової Пошти

Якщо підключено доставку Новою Поштою, PDF етикетки кожної нової накладної автоматично зберігається на тому ж спільному диску — в окремій папці, розкладеній по місяцях і днях:

ТТН/
└── 10-2026/
    ├── 08.10/
    └── 09.10/
        ├── 20451302457781 — №34512.pdf
        └── 20451302461129 — №34515.pdf

Назва файлу починається з номера ТТН, далі — номер замовлення; шукати можна за будь-яким із них.
День — дата створення накладної (київський час). Папка дня = усі відправки за день: їх зручно звірити з реєстром чи надрукувати разом (або одним файлом — кнопкою «Етикетки за день»).
Файл з’являється за кілька секунд після створення ТТН. Видалена накладна з архіву не прибирається.
Папка ТТН не відкривається за посиланням — доступ лише в учасників спільного диска.
Вимкнути архів або перейменувати папку — у «Налаштуваннях Нової Пошти».

Хто має доступ

Папка замовлення відкрита на перегляд кожному, хто має посилання, і цей доступ поширюється на весь її вміст, включно з proofs/. Посилання клієнт бачить у кабінеті; якщо він перешле його далі, доступ отримає кожен, у кого воно буде. Закрити доступ можна лише для папки цілком — у налаштуваннях доступу Google Drive. Не кладіть у папку замовлення те, що не можна показувати клієнту чи третім особам.

BrightPrint CRMДемо-дані

Вкладення

PDFмакет_наліпки_v3.pdf2.4 МБ · сьогодні

JPGпревʼю_для_погодження.jpg780 КБ · сьогодні

Google Drive: папка замовлення поруч із вкладеннямипосилання «Папка замовлення на Google Drive» у секції ТЗ та відкрита папка на самому Диску.