Рахунки, накладні, акти
Система формує три типи вихідних документів для клієнта: рахунок, видаткову накладну й акт виконаних робіт — усі прив’язані до конкретного замовлення.
Це вихідні документи вашої друкарні клієнту. Вхідні документи постачальників/закупівлі система не веде — це поза її периметром.
Створення рахунку
Section titled “Створення рахунку”- У картці замовлення відкрийте секцію «Документи» → «Рахунок» (або з вкладки «Замовлення клієнта» на картці контакту — кнопка «Рахунок», якщо в клієнта вже є хоча б одна угода).
- Оберіть угоду (якщо клієнт має кілька), ФОП і розрахунковий рахунок, з якого виставляєте.
- Оберіть платника — контрагента клієнта (детальніше про декого можна зберегти заздалегідь).
- Перевірте позиції — перший рядок підставляється автоматично з назви та
суми замовлення, можна додати ще позиції чи відредагувати кількість/ціну.
Поля можна очищати й вводити заново: порожнє поле нічим не підміняється.
Поки в рядку немає кількості чи ціни, його сума — «—», а поле підсвічене
червоним. Зберегти документ можна, лише коли в кожному рядку є назва,
кількість більше нуля (можна дробову, напр.
1,5) і ціна (0— допустимо). Якщо збереження не вдалося, введене лишається на екрані з поясненням. - Натисніть «Створити».
Накладна та акт «на підставі»
Section titled “Накладна та акт «на підставі»”Відкривши вже створений рахунок, кнопками «Видаткова накладна» і «Акт виконаних робіт» можна створити супутній документ на підставі цього рахунку — платник і реквізити успадковуються.
Для часткових відвантажень на один рахунок можна виписати кілька видаткових накладних. Наприклад, для рахунку на 10 000 конвертів — послідовно накладні на 2 000, 3 000 і 5 000 штук.
- Натисніть «Видаткова накладна» (після першої — «Наступна накладна»).
- У таблиці видно кількість у рахунку, вже відвантажено та доступний залишок.
- У полі «Відвантажити» введіть кількість поточної партії або натисніть «Увесь залишок».
- Натисніть «Створити накладну».
Кожна накладна отримує власний наступний номер і поточну дату. Під кнопками відображаються загальний стан відвантаження та всі накладні цього рахунку. Понад залишок відвантажити неможливо; після повного відвантаження створення наступної накладної блокується.
Формати та перегенерація
Section titled “Формати та перегенерація”Кожен документ можна завантажити як .docx або PDF (PDF рендериться через LibreOffice на сервері — якщо з якоїсь причини недоступний, система підкаже завантажити .docx). Якщо після створення ви змінили позиції, платника чи реквізити ЄДРПОУ/ОКПО — система попередить, що документ на Drive потрібно перегенерувати з оновленими даними, і зробить це одним підтвердженням.
Оплата прямо в документі
Section titled “Оплата прямо в документі”Рахунок приймає оплату так само, як ручна реєстрація в картці замовлення: сума, спосіб, за потреби — коментар. Статус оплати виводиться бейджем: Не сплачено / Частково / Сплачено.
Надсилання клієнту
Section titled “Надсилання клієнту”Кнопки Email / Telegram одразу під позиціями — надсилають готовий документ клієнту в той канал, що доступний (email вказаний або підключений бот). Кожна відправка лишається в журналі — видно, коли й куди пішов документ, чи успішно.